Dacă aruncaţi o privire pe www.softmentor.ro veţi vedea că printre altele furnizăm sisteme de managementul documentelor. De aceea, în mod firesc, uneori mai primesc întrebări legate de acest domeniu.
Cât de mare trebuie să fie o companie ca să folosească soluţii de managementul documentelor? Poate fi folosită şi de companii mici, antreprenoriale? – am fost întrebat recent.
Un sistem de managementul documentelor îţi permite să gestionezi la mai multe nivele documentele care se plimbă prin firmă . Poţi să implementezi totul într-un stil draconic, sau poţi să-l implementezi la un nivel destul de redus şi foarte puţin intruziv.
De exemplu, un sistem de managementul documentelor poate fi adaptat şi utilizat pentru:
1. Sarcinile care trebuie îndeplinite într-o firmă.
2. Responsabilii de aceste sarcini.
Scenariul ar fi următorul:
Pasul 1 – Şeful introduce o sarcină în sistem şi alocă un responsabil. Să zicem Andrei. Andrei primeşte în mod automat un email prin care e notificat de noua sarcină.
Pasul 2 – Andrei termină partea lui de sarcină, intră în sistem şi scrie un comentariu la sarcină, după care comută responsabilul pe colegul său George. Este rândul lui George să lucreze asupra sarcinii.
Pasul 3 – George primeşte automat un email prin care e notificat că sarcina respectivă a trecut în responsabilitatea lui şi că se aşteaptă o acţiune din partea lui pentru a progresa.
Pasul 4 – George termină sarcina şi o trece din starea “În lucru” în starea “Finalizat”.
Pasul 5 – Şeful firmei primeşte automat un email în care este notificat de faptul că sarcina a fost finalizată.
La final, şeful poate tipări un raport cu evoluţia lucrului asupra sarcinii, cum au colaborat angajaţii, comentariile care s-au făcut pe parcurs şi performanţa individuală a fiecăruia.
Acesta este un exemplu foarte simplist de utilizare a unei soluţii de managementul documentelor într-o firmă de 3 oameni. În acest caz sarcina este privită ca un document care circulă între angajaţi. Însă fluxul de lucru poate fi dezvoltat mult mai mult, în funcţie de cerinţele specifice ale fiecărei firme.
Mai multe detalii puteţi citi pe site-ul Soft Mentor aici.
