Dacă estimare nu e, nimic nu e
- Alo, Andrei? Salut! Hai că mă pornesc spre tine. Ajung cam în 40 de minute pe traficul ăsta.
- Salut! Bine, hai că te aştept. Încearcă să nu întârzii, că mai am o întâlnire după asta.
Dacă stăm şi ne gândim un pic vom realiza că estimarea timpului este peste tot în jurul nostru: estimăm cât vom face cu maşina din punctul A în punctul B, cât timp va dura o întâlnire, cât timp îi va lua chelnerului să ne servească masa, cât va dura renovarea biroului nostru sau cât va dura construcţia autostrăzii Bucureşti-Braşov!
În fiecare zi suntem forţaţi să facem cele mai diverse estimări de timp, adică să realizăm un calcul aproximativ al timpului care se va scurge între momentul de început al unei activităţi şi momentul când aceasta se va termina. La rândul nostru depindem şi suntem afectaţi de estimările făcute de ceilalţi. De aceea, estimările bune de timp ne fac viaţa mai uşoară şi nouă şi celor din jurul nostru, iar estimările proaste de timp pot să-ţi întoarcă ziua pe dos. Şi dacă ne mai gândim un pic, vom realiza că fără estimări nu putem trăi. Nu vom merge la un film care nu ştim când se termină, nu vom avea nici un client dacă nu-i vom putea spune dinainte cât durează până îi livrăm lucrarea şi nici un investitor nu-şi va investi banii într-un proiect despre care nu se ştie cât durează! Aşa că, vorba lui Creangă – „Vrei, nu vrei, bea Grigore agheasmă”.
Estimarea de acasă nu se potriveşte cu cea din târg
Din păcate, 90% din oameni estimează prost. Şi da, marea majoritatea a oamenilor subestimează timpul şi doar foarte-foarte puţini îl supraestimează. Amintiţi-vă de câte ori aţi ajuns înainte la o întâlnire şi de câte ori aţi aşteptat ca ceilalţi să apară, sau de câte ori aţi primit o lucrare înainte de termen şi de câte ori după.
Întârzierea este un fenomen generalizat şi cred că acest lucru se întâmplă din următoarele motive:
1. Marea majoritate a estimărilor sunt făcute „din burtă”.
2. Oamenii au tendinţa să reţină că un anumit lucru a durat mai puţin decât în realitate.
3. Munca intelectuală nu este măsurabilă şi nu are limite clare.
Le voi lua metodic, aşa cum îmi place mie:
1. Marea majoritate a estimărilor sunt făcute „din burtă”
„Burta”este cel mai la îndemână, cel mai rapid şi cel mai des folosit instrument de estimare a duratei unei activităţi. Din nefericire, este şi cel mai imprecis. Estimarea „din burtă” este potrivită pentru activităţile de zi cu zi datorită simplităţii sale, însă proiectele care presupun mai mulţi paşi, care implică mai mulţi oameni şi eventual şi bani necesită o abordare mai metodică, cum ar fi un grafic Gantt, Metoda Drumului Critic sau alte tehnici moderne de estimare.
2. Oamenii au tendinţa să reţină că un anumit lucru a durat mai puţin decât în realitate
S-a constatat [1] că estimările pe care le fac oamenii pentru durata unor activităţi complet noi sunt mai exacte decât estimările ulterioare pentru acelaşi tip de activităţi. Mai mult, oamenii reţin în mod eronat că o anumită activitate a consumat mai puţin timp decât a durat ea în realitate. Acest lucru face ca toate estimările ulterioare pentru activităţi similare să fie afectate negativ şi să fie realizate prea „strâns”.
3. Munca intelectuală nu este măsurabilă şi nu are limite clare
Dacă un muncitor are de fabricat 80 de piese în 8 ore, iar după 4 ore vede că a terminat doar 30 de piese, acestuia îi va fi foarte clar că se află în întârziere cu 10 piese. Dacă în schimb acelaşi muncitor constată că în aceleaşi 4 ore reuşeşte să fabrice 50 de piese, acesta va deduce că a fost foarte eficient în prima parte a zilei de muncă şi că va termina cele 80 de piese mai repede.
Cu totul alta este situaţia oamenilor care lucrează intelectual. Din păcate pentru ei această muncă nu este vizualizabilă şi de cele mai multe ori nici nu are unităţi de măsură. Spre deosebire de muncitorul care este capabil să vadă progresul pe care îl înregistrează cu fiecare piesă, munca intelectuală nu ne permite acest lux din cauză că atât „materia primă”, cât şi rezultatul muncii intelectuale sunt intangibile. Aceasta face ca atunci când muncim intelectual să nu ne putem da seama dacă am parcurs 35% sau 70% din ceea ce avem de făcut nici după 4 şi nici după 6 din cele 8 ore de muncă. Gândiţi-vă de exemplu că trebuie să procesaţi 30 de emailuri. E posibil ca un email să vă ia 2 minute, dar e la fel de posibil să vă consume şi 2 ore pentru că presupune să întocmiţi nu ştiu ce raport!
Un alt motiv pentru care durata unei sarcini intelectuale este dificil de estimat este pentru că rezultatul final al muncii intelectuale poate fi perfecţionat la infinit datorită accesului nelimitat la informaţie. Cine ştie cât de bine poate fi făcut un contract de vânzare cumpărare, sau cât de bine poate fi organizat un eveniment? Oricât de bune ar fi, ele pot fi făcute şi mai bune! Revenind la muncitorul cu piesele, este ca şi cum de dimineaţă i s-ar spune că are de fabricat 80 de piese, iar după 2 ore să i se comunice că are de făcut 115 piese şi tot aşa. E ca şi cum am alerga după Fata Morgana!
Bine, bine, dar eu cum fac totuşi să estimez corect?
Nu ştiu cum estimaţi voi, dar am să vă spun cum fac eu. Este o soluţie simplă şi plictisitoare, aşa cum sunt de obicei toate abordările metodice :) Însă ca orice abordare metodică, dacă e aplicată… metodic, va da şi rezultate ;)
1. Înainte să întreprind ceva încerc să-mi dau seama cât va dura acel ceva. Uneori doar ţin minte, alteori mai şi notez. De exemplu: cât durează să ajung de la Piaţa Universităţii până în Piaţa Muncii la ora 14:00 în zi de lucru, sau cât durează să calculez şi să scriu o ofertă de preţ pentru un sistem de managementul documentelor, sau cât îmi ia să pregătesc o prezentare de 30 minute.
2. Execut acel ceva şi cronometrez cât a durat respectiva activitate. Notez rezultatul.
3. La sfârşit compar estimarea iniţială cu timpul efectiv şi calculez eroarea de estimare. De exemplu: dacă am estimat iniţial că pregătirea prezentării mele va dura 4 ore şi în realitate a durat 5 ore, de aici reiese că am estimat greşit în minus cu 1 oră, adică cu 25%.
4. Data viitoare când voi avea de pregătit o prezentare de 1 oră şi voi estima că ar trebui să dureze cam 6 ore (pentru că noua prezentare e ceva mai simplă decât precedenta) ştiind că eu am tendinţa să estimez în minus, eu voi corecta această nouă estimare adăugând eroarea mea de data trecută de 25% şi voi obţine 7-8 ore. În aceeaşi ordine de idei, dacă plecăm din Piaţa Universităţii la o întâlnire în Piaţa Muncii şi ne alocăm 30 de minute şi în realitate facem 45, în mod evident, dacă nu vrem să mai întârziem data viitoare, ne vom aloca 50 de minute pentru această deplasare ca să ne rămână 5 minute de rezervă.
Metoda propusă mai sus este departe de a fi perfectă. În schimb, este o tehnică simplă care ajustează estimările „din burtă” şi care ne ajută să ţinem minte exact cât au durat activităţile similare anterioare şi să nu ne mai bazăm pe memoria înşelătoare.
Spor la estimat şi la cât mai mulţi clienţi mulţumiţi de estimările voastre!
Bibliografie
[1] M. Roy, N. Christenfeld, Bias in memory predicts bias in estimation of future task duration, Memory and Cognition Journal Vol. 35(2)/2007, pag. 557-564
