Ce am făcut acolo? Mai multe lucruri. În primul rând am avut un stand la care am promovat DocuMentor – sistemul de managementul documentelor produs de firma mea. Apoi, am susţinut o prezentare de tip board room în faţa unor companii foarte mari din SUA (care de fapt erau clienţi potenţiali preselectaţi de Gartner). Am mai avut trei întrevederi one-on-one cu analişti Gartner, în cadrul cărora mi-au oferit consultanţă pe problemele specifice ale firmei şi pe segmentele de piaţă pe care le ţintesc. Am participat la o conferinţă susţinută de Steve Ballmer (CEO-ul Microsoft). Şi nu în ultimul rând am luat pulsul industriei IT şi mi-am studiat concurenţa ;) Da, expoziţiile sunt unul din cele mai bune mijloace să afli ce face concurenţa ta, unde a ajuns şi în ce direcţie se mişcă.

Sună bine, nu? :) Am să vă mai spun în plus că am fost şi la două parcuri de distracţie Walt Disney (întâmplător Walt Disney este în Orlando!!!) şi am mai vizitat Kennedy Space Center de pe Cape Canaveral, adică exact locul de unde îşi lansează NASA rachetele în cosmos :) A fost cineva din voi pe acolo? Sunt curios să aflu şi alte opinii despre cum vi s-a părut.

Revenind la scopul primar al deplasării mele, am să vă împărtăşesc că cele cinci zile de expoziţie au necesitat nici mai mult nici mai puţin de două luni de pregătiri full-time!

Deoarece a fost prima mea participare cu firma la un târg internaţional şi nu prea ştiam mare lucru despre ce şi cum trebuie făcut, am început să pun întrebări în dreapta şi în stânga, pe la cunoscuţi. Cele mai multe şi cele mai bune idei le-am primit de la colegii mei din organizaţia JCI (Junior Chamber International), care mai participaseră la evenimente de talia asta şi cărora acum le mulţumesc mult: Rodica Lupu, Stanislav Marchitan, Tudor Maxim, Radu Limpede.

Concret, a trebuit să mă ocup de:

1. Conceptul general al participării mele.
2. Grafica pentru panoul de la stand.
3. Pliante.
4. Un cd de prezentare de tip business card.
5. Refacerea graficii site-ului firmei www.softmentor.ro + traducerea lui în engleză.
6. Cărţi de vizită particularizate pentru Gartner ITxpo.
7. Prezentarea power point pentru board room.
8. Comunicatul de presă pentru ziariştii care vin la eveniment.
9. Viză pentru SUA. Actele de participare la expoziţie. Rezervare cazare. Rezervare avion. Rezervare maşină.

Să le luăm pe rând.
1. Conceptul general a fost una din pietrele de temelie ale întregii organizări pentru că de aici ar fi decurs toate celelalte: sloganul, textele, grafica. M-am gândit că mă duc în SUA, la una dintre cele mai mari expoziţii de IT. Cu siguranţă că vor veni toţi „greii” acolo, atât din IT în general, cât şi pe managementul documentelor în particular. Studiind ce oferă unii şi alţii din concurenţii mei, mi-am dat seama că sistemul meu are cele mai multe funcţionalităţi „pe metru pătrat”. La mine vei găsi la pachet tot ce-ţi vei putea dori vreodată de la un sistem de managementul documentelor. De la această gândire şi până la mesajul final nu a fost decât un pas. Am zis: DocuMentor – Integrated Solution for Document Management.

2. Aranjarea standului a fost foarte strictă şi limitativă. Ni s-a cerut să facem grafica pentru un panou de 1 m x 1m, care să reprezinte Soft Mentor şi produsele sale. După o săptămână de gândire şi răzgândire şi nenumărate variante am convenit să enumerăm pe partea dreaptă a panoului câteva din multele funcţionalităţi ale lui DocuMentor, aşa încât acestea să reprezinte argumentele suport pentru conceptul general şi mesajul nostru comercial central. În final am ajuns la ceva foarte profesionist, care arată ca în figura de mai jos:

Matei (graficianul freelancer cu care am lucrat) a făcut o treabă deosebit de bună! Mersi de ajutor, Matei :)

Dacă ar fi să fac panoul acum din nou, aş schimba un singur lucru: aş pune DocuMentor şi mesajul cumva în partea cea mai de sus a panoului. Chiar dacă grafica ar arăta dezechilibrat în acest fel, totuşi ar fi avut un impact mai mare asupra vizitatorilor târgului. Asta pentru că, din cauza aglomeraţiei mari de panouri şi bannere, oamenii au tendinţa să nu se uite drept înainte, ci undeva pe deasupra capetelor celorlalţi. În acest fel mesajul meu ar fi devenit mult mai vizibil în marea de informaţii comerciale.

În aceeaşi ordine de idei, acum îi dau dreptate lui Stanislav din JCI, cel care mi-a spus că la un alt târg la care a participat el anterior, o companie chineză şi-a făcut un panou mare de un roşu oribil. Chiar dacă arăta urât, acel panou atrăgea atenţia tuturor astfel încât majoritatea celor care îşi stabileau întâlniri fixau drept punct de întâlnire „panoul cel roşu” pe care îl ştia toată lumea. Eficient, nu? :)

3. Pliantele am decis sa le fac în format A3 îndoit la mijloc în două, astfel încât practic obţineam două coli A4 unite la mijloc. În interiorul pliantului, în partea dreapta-jos am inclus un cd de tip business card, pe care am pus o mulţime de informaţii suplimentare.

Ce pot să vă spun este că pliantele mi-au mâncat de departe cel mai mult timp. Şi asta pentru că textul bine făcut în engleză, grafica, pozele şi în final tipăritul şi biguitul pliantului (adică îndoitul la mijloc) plus lipitul cd-ului business card înăuntru au ajuns să dureze aproximativ 4 săptămâni! Norocul meu a fost că am lucrat cu doi freelanceri foarte talentaţi: acelaşi Matei pentru grafică şi Oana copywriter pentru textul în engleză. Oana are o engleză foarte profi, absolut savuroasă. Producţia efectivă a pliantelor şi cd-urilor am făcut-o cu băieţii de la Digital Advertising, cărora trebuie să le mulţumesc pentru o colaborare fructuoasă. Dar mai bine uitaţi-vă voi în imaginile de mai jos şi judecaţi. Pagina 1 şi 4:

Pagina 2 şi 3:

Pe pagina 3, în spaţiul din partea de jos am lipit un superb cd business card.

4. La sugestia foarte bună a Rodicăi din JCI, am creat un cd de tip business card pe care l-am plasat într-un plic transparent şi l-am lipit în interiorul pliantului. Pe acest cd am pus o prezentare foarte drăguţă, dar consistentă care conţine o mulţime de studii de caz, informaţii despre funcţionalităţile sistemului şi manualul de utilizare pentru DocuMentor.

Ideea generală cu acest cd este că vizitatorul unei expoziţii adună câteva kilograme de pliante. Aceste pliante în general ajung la gunoi înainte ca respectivul să ajungă acasă! Felul în care am procedat eu îi permite omului să arunce pliantul, însă să păstreze cd-ul. Eu am avut grijă ca acest cd business card să arate al naibii de bine:

5. Următorul pas a constat în revitalizarea graficii site-ului nostru. De asemenea a trebuit să traducem întregul site în engleză pentru a putea vorbi pre limba clientului din lumea largă. Dacă vreodată vă apucaţi să vă traduceţi site-ul în engleză să nu vă imaginaţi că o simplă traducere mot-a-mot este ceea ce vă va rezolva problema. Este nevoie de mult mai mult; practic site-ul trebuie rescris şi regândit în limba engleză pentru că nu vreţi să vă treziţi cu termeni din engleză, traduşi în română, care ulterior au fost traduşi din nou în engleză. În orice caz, când începeţi să lucraţi cu un traducător, întâi şi întâi cereţi-i să vă traducă ceva. Solicitaţi-i o traducere de probă ca să vedeţi o mostră a muncii lui şi astfel să vă convingeţi că face ceea ce trebuie.

Rezultatele eforturilor noastre le puteţi vedea la www.softmentor.ro, iar opiniile, sugestiile şi reclamaţiile voastre le aştept cu foarte mult interes în comentariile acestui articol.

6. Cărţile de vizită reprezintă unul dintre cele mai simple şi totodată cele mai de impact detalii. Ce pot să vă spun este că ale noastre cărţi de vizită au fost aclamate şi au primit un feedback deosebit de pozitiv atât din partea clienţilor străini, cât şi din partea delegaţiei române cu care am plecat. De ce? Vedeţi şi voi mai jos.

Faţă:

Şi verso:

La sugestia genială a colegului meu Stanislav, pe verso am pus două elemente cheie. Primul, harta Europei pe care apare România şi Bucureştiul. În acest fel puteam să arătăm străinilor de unde venim noi, fără să desenăm harta lumii cu mâinile în aer :) Iar lor le plăcea asta! Al doilea, am pus pe spate sigla Gartner ITxpo. De ce? :) Pentru că majoritatea celor care primesc o carte de vizită scriu pe spate locul sau contextul în care au primit acea carte de vizită, iar în acest fel nu mai era nevoie să scrie de mână nimic.

Aici trebuie să-i mulţumesc Rodicăi, unui alt grafician freelancer pentru grafica minunată de pe cărţile de vizită. Mie îmi place foarte mult.

7. Cu prezentarea power point pentru board room a fost altă poveste. Marea provocare pe care a trebuit să o înfrunt a fost să mă încadrez în 5 minute, timp în care să răspund la întrebarea „what’s in it for me”, pe care cel mai probabil şi-ar fi pus-o audienţa. Durata prezentării a fost limitată la 5 minute per firmă pentru că au fost mai multe firme româneşti care s-au succedat.

Scenariul pe care mi-am propus să-l urmez a fost următorul:

i) Avantajele implementării unui sistem de managementul documentelor. „Oare cât de dificil este să implementaţi aceste beneficii în compania dumneavoastră?” Aşa mi-am început discursul. Pe slide aveam concluziile prezentării mele, care de fapt se repetau şi pe ultimul slide. Această abordare am învăţat-o chiar acolo în SUA de la un consultant american. Şi anume, să repet slide-ul de final la început ca să „trezesc” audienţa :)

ii) Despre Soft Mentor

iii) Clienţii noştri

iv) Prezentarea problemei: dacă tu, o întreprindere mare, implementezi un sistem bazat pe fluxuri de lucru, după care implementezi un sistem pentru gestionat formulare electronice şi un sistem de procesare automată a faxurilor, în final vei dori integrarea celor trei, ca să le faci să meargă ca un tot unitar.

v) Noi vă oferim o soluţie integrată de managementul documentelor, care le are pe toate la pachet. Mai mult, soluţia noastră conţine toate funcţionalităţile pe care le veţi dori vreodată de la un sistem de managementul documentelor.

vi) Studiu de caz: implementarea DocuMentor la Depozitarul Central Bursei de Valori Bucureşti. În acest fel convingeam audienţa că le vorbesc de un sistem real, testat şi că nu le spun baliverne.

vii) Şi în final, avantajele implementării unui astfel de sistem, pe care le-am enunţat chiar la început :)
Puteţi vedea prezentarea integrală mai jos:

8. Înainte să ajung la Orlando, am primit o listă cu datele de contact ale ziariştilor înregistraţi care vor veni la Gartner ITxpo. Vă daţi seama ce mai ocazie să le scrii direct reporterilor de la ZDNet, TechRepublic sau Bloomberg News! Aşa că, zis şi făcut. Am contactat-o din nou pe Oana, care mi-a făcut un superb comunicat de presă în engleză. Dacă vreodată aveţi nevoie de cineva să vă scrie sau să vă rescrie un text în engleză, apelaţi cu încredere la ea. Vă dau datele ei de contact la cerere.

9. Restul au fost treburi pur administrative. Multe şi foarte importante. Printre care, obţinerea vizei pentru SUA, completarea actelor de participare la expoziţie (nu au fost puţine), rezervarea hotelului, cumpărarea biletului de avion. Şi nu în ultimul rând, rezervarea maşinii pentru că în America distanţele sunt uriaşe. Pot să vă spun că în 10 zile de plimbat prin Orlando încolo şi încoace cu diverse treburi am făcut cam 600km! Şi asta pentru că Orlando este de fapt o mare autostradă cu multe „sate” în jur. Unul din aceste „sate” se cheamă Downtown şi este chiar centrul :) cu zgârie nori şi tot tacâmul.

În final, dar nu în ultimul rând vreau să mulţumesc ARIES (Asociaţia Română pentru Industria Electronică şi Software) fără de care această deplasare la Gartner ITxpo nu ar fi fost posibilă.