Mare mi-a fost însă surpriza să descopăr în raportul de evaluare post conferinţă că training-ul meu de GTD a fost selectat “Cel mai util training pentru viitor” de către 21% dintre cei chestionaţi, iar eu am fost votat al 3-lea în topul celor mai buni traineri de la conferinţă!

Mă simt onorat de acest vot. În mod clar nu mă aşteptam. Şi cu siguranţă că aceste rezultate mă obligă să continui cu training-ul de GTD şi de ce nu şi cu alte training-uri.

Raportul a fost realizat de firma Saviso şi poate fi vizualizat integral aici.

Scriu acest articol pentru amatorii de însurătoare şi măritiş, adică pentru cei care vor vrea să-şi organizeze propria nuntă. Nu vreau să trebuiască să redescoperiţi apa caldă şi să reinventaţi roata. Ci vreau să aveţi o viaţă frumoasă împreună, începând chiar de la organizarea propriei voastre nunţi. Voi înşira în continuare în mod deosebit de metodic toţi paşii şi toate etapele prin care am trecut împreună pe durata organizărilor.

Getting Things Done pentru alungarea stress-ului
„Bagheta magică” pe care am folosit-o pentru a gestiona cantitatea imensă de informaţii şi activităţi a fost metodologia mea preferată, numită Getting Things Done, pe scurt GTD. Se pot spune multe despre GTD, dar în ceea ce priveşte nunta, am folosit următoarele listuţe pe care am organizat ceea ce trebuie făcut:

-    Lista „Aştept să”: conţine toate lucrurile pe care le aştept de la alţii, aşa încât treaba să meargă înainte (de exemplu: să mă sune fotograful să-mi confirme data, să primesc pe email propunerea de meniu de la restaurant, să primesc o ofertă de preţuri pentru şampanie, etc.)

-    Lista „La PC”: conţine toţi paşii imediat următori pe care trebuie să-i fac eu ca să împing lucrurile înainte (de exemplu: să caut pe net un furnizor de vinuri care să facă şi livrare, să trimit email către firma care se ocupă de filmări video, etc.)

-    Lista „De sunat”: conţine toate apelurile telefonice pe care trebuie să le efectuez, în ceea ce priveşte nunta (de exemplu: de confirmat cu invitaţii ora şi locaţia (aici se trece fiecare invitat în parte), de întrebat la firma care face torturi dacă fac livrări, etc)

-    Lista „De cumpărat îmbrăcămine”: conţine toate articolele care trebuiau cumpărate pentru nuntă (de exemplu: papion, cămaşă, pantofi sau voal, etc.)

-    Nu în ultimul rând, liste tip „agendă de discuţii”. Pe acestea notam toate lucrurile pe care trebuia să le discut cu o anumită persoană la următoarea întâlnire (de exemplu: lista Oana conţinea tot ce trebuia să discut şi să decid atunci când mă revăd cu Oana, lista Mihai Teodorescu conţinea toate aspectele pe care a trebuit să le discut cu managerul restaurantului, etc.)

Aceste liste mă ajutau să fiu foarte eficient pentru că ştiam că atunci când voi avea 10 minute libere, voi scoate telefonul mobil şi voi suna pe cine trebuie conform listei „De sunat”, atunci când voi fi la calculator voi şti exact ce am de făcut conform listei „La calculator”, iar atunci când mă voi întâlni cu naşii noştri voi şti exact ce am să le comunic doar uitându-mă la lista „Agenda întâlniri naşi”.

Cu ajutorul acestor liste şi al abprdării GTD am reuşit să am mintea limpede şi atenţia focalizată. Un inventar rapid al listelor îmi oferea în orice moment informaţii valoroase despre „fronturile” pe care trebuia să fiu atent şi despre paşii imediat următori pe care trebuia să-i întreprind pe fiecare direcţie în parte.
Practic, GTD-ul a fost arma numărul 1 în lupta noastră cu stress-ul care uneori atingea cote insuportabile.

Excel-ul pentru calcule şi bugetare
Deoarece bugetul nostru de nuntă avea şi el o limită, a trebuit să instituim un control draconic asupra tuturor banilor cheltuiţi cu acest eveniment. Mai exact, a trebuit să:

-    Descoperim dinainte toate cheltuielile posibile şi imposibile pe care va trebui să le facem, să decidem dacă chiar sunt neapărat necesare şi să ne gândim la o sumă maximă pentru respectiva cheltuială.

-    Să încercăm să eşalonăm aceste cheltuieli aşa încât să nu se adune foarte multe într-o singură lună, ci să fie distribuite cât mai uniform pe următoarea perioadă. Da! Chiar se poate să plăteşti un furnizor în mai multe tranşe, cu condiţia să întrebi de această posibilitate. Versiunea ideală (din motive lesne de înţeles) era să obţinem plata furnizorului după terminarea nunţii.

-    Cheltuielile bugetate au fost grupate pe luni. În acest fel aveam o privire foarte clară asupra sumei pe care trebuia să o achităm în fiecare lună dinainte de nuntă şi să avem grijă ca această cheltuială să fie mai mică decât venitul nostru lunar.

-    Pe măsură ce efectuam cheltuieli legate de nuntă, le notam şi le introduceam în excel-ul magic.

-    Tot excel-ul ne-a ajutat să vedem cheltuielile estimate pe care le-am fi avut după terminarea nunţii (cu furnizori precum restaurantul, fotograful, dj-ul, etc.)

Aici veţi găsi şablonul fişierului excel pe care l-am alcătuit pentru acest scop.

Despre cum ne-am ales biserica, restaurantul sau data nunţii şi despre multe altele citiţi în articolele următoare. Rămâneţi pe fir.

Vom avea un program intens, dar deosebit de plăcut.

Ne vedem în număr cât mai mare acolo!

Pentru cei care nu ştiu, GTD vine de la Getting Things Done şi este o metodologie de organizare a tuturor activităţilor personale şi profesionale. În esenţă este o reţetă de cum poţi să fii productiv şi în acelaşi timp ne stresat.

Am renunţat oficial la vechiul meu smartphone SPV C600. Timp de doi ani timp am fost nedespărţiţi, dar se ramolise săracul: joystick-ul mergea doar de sărbători, tastatura nu prea mă mai servea, aşa că l-am înlocuit cu un terminal ceva mai funcţional. Acum sunt fericitul posesor al unui HTC Touch HD.

Windows Mobile & Integrare cu Exchange

Am rămas fidel telefoanelor cu Windows Mobile datorită faptului că au integrare completă cu serverul Exchange. Cunoaşteţi Outlook-ul? Cel cu emailuri, contacte, task-uri şi calendar? Ei, Outlook-ul este de fapt o interfaţă de lucru cu server-ul Exchange care stochează şi gestionează toate aceste informaţii.

Ce îmi place mie este că telefonul meu este exact ca un Outlook, doar că este mobil! Cu alte cuvinte, am cu mine emailurile, contactele, task-urile şi calendarul. Întotdeauna. Şi asta pentru că telefonul ştie să se sincronizeze automat prin 3G (sau GPRS) cu Exchange-ul.

Concret, dacă introduc un reminder în Outlook-ul de pe calculator, acesta va veni singur după mine, în telefon, pe calea aerului şi a undelor 3G. Şi viceversa: dacă sunt undeva în oraş şi introduc un contact nou în agendă, acesta va ajunge automat prin intermediul Exchange-ului în Outlook-ul din calculatorul meu. Practic se face un back-up automat a tot ceea ce am pe telefon!

Adio cabluri. Adio „am uitat să sincronizez”. Adio agendă pierdută.

Pro – adică ce îmi place mie la acest telefon
1. Caracteristicile telefonului. Sunt generoase la toate capitolele. Mă încântă în mod deosebit ecranul uriaş. Cei 3,8inch cu o rezoluţie 480 x 800 îţi permit să navighezi pe net, să citeşti blog-uri, emailuri şi twitter ca un boier. La acestă rezoluţie pot să utilizez într-o manieră umană chiar şi remote desktop pentru a mă conecta de pe telefon la calculatorul de la birou.

Puterea lui de procesare e mai mare decât am visat. Telefonul se mişcă impecabil. Fără latenţe sau timpi de aşteptare. E foarte-foarte responziv, ceea ce îl face plăcut în utilizare. Tot cei 528MHz ai procesorului îmi permit în sfârşit(!) să ţin în telefon peste 80 de remindere cu zilele de naştere de-ale prietenilor mei. Vechiul SPV era complet inutilizabil cu aceste remindere de zile de naştere, aşa că a trebuit să le ţin separat.

2. Conectivitate desăvârşită: 3G, HSDPA, GPRS (pentru date), Wireless (când am aşa ceva prin apropiere), Bluetooth, radio încorporat, GPS (pentru navigare). Practic are tot ce-mi pot dori de la un telefon în această privinţă! Mi-e şi greu să-l mai numesc telefon :)

3. Push email. Pe româneşte, emailurile vin singure în telefon după tine, atunci când sunt recepţionate de către server. Da, e la fel ca un Blackberry.

4. Word, Excel, PowerPoint, PDF reader. Pot să deschid şi să citesc aceste tipuri de fişiere fără probleme.

5. Are inclus un card de 8Giga! MP3-uri şi filme – toate încap acolo.

6. E un telefon foarte bibilit. Se simte că cei de la Microsoft nu au stat degeaba cu Windows Mobile de la versiunea 5 la 6.1. Acum există interfaţă pentru mai toate setările pe care la vechiul SPV trebuia să le configurez din Registry-ul Windows-ului de pe telefon. Dacă SPV-ul era telefon pentru programatori, acest HTC poate fi folosit şi de oameni nontehnici :)

7. Este instrumentul perfect pentru a implementa GTD (Getting Things Done). Sunt mare fan GTD. Primii 2 ani am ţinut tot sistemul pe hârtie, iar următorii 2 pe telefon cu Windows Mobile sincronizat cu Outlook-ul. Combinaţia de ecran mare (am vizibilitate), cu sincronizarea cu Exchange-ul (toate notiţele vin singure după mine, fără să îmi bat capul cu asta) mă face foarte productiv. Dacă vreau să memorez ceva în „Inbox” şi nu am timp să butonez, pur şi simplu fac o înregistrare audio, ca şi cum aş avea un reportofon.

8. Browser cu tab-uri! Minunată funcţionalitate. Pot să citesc un articol în engleză şi în paralel să deschid o pagină web cu un dicţionar ca să caut nu ştiu ce ciudăţenie de cuvânt, fără să fiu forţat să o închid pe prima.

Discutabile – adică se poate şi mai bine
1. Scrierea textului. Tastatura qwerty de pe ecran este pur şi simplu prea mică ca să poţi scrie text într-o manieră eficientă. Din fericire însă există utilitarul AE Button Plus cu care pot să rotesc ecranul cu 90 de grade. În felul acesta tastele de pe tastatura qwerty sunt ceva mai depărtate una de alta şi introducerea textului devine mult mai facilă.

2. Interfaţa TouchFlo3D arată interesant şi e utilizabilă cu degetul. Din păcate însă cei de la HTC nu au înlocuit întreaga interfaţă a Windows-ului cu TouchFlo, ci doar interfaţa de faţadă. Dacă de exemplu vrei să editezi un reminder, apare vechea interfaţă de Windows Mobile pe care eu nu o pot folosi decât cu cu stylus-ul sau vârful unghiei :)

Negative – adică HTC, puneţi mâna şi reparaţi!
1. Bateria ţine doar 1 zi, dacă foloseşti telefonul intens aşa ca mine.

2. Când începi o convorbire, se stinge automat ecranul aşa încât atingerea telefonului cu faţa ta să nu genereze o mulţime de click-uri. Dacă însă în timp ce vorbeşti dai volumul mai tare sau mai încet, ecranul se aprinde şi rămâne aşa. După asta te poţi trezi cu absolut orice aplicaţie pornită în mod accidental. Mie mi s-a întâmplat să apelez din greşeală o a doua persoană, în timp ce vorbeam cu prima şi deci prima să intre brusc pe hold.

3. Tastele virtuale (Apel, Home, Back şi Terminare apel) nu sunt iluminate. Asta înseamnă că în întuneric trebuie să ghicesc care tastă şi unde se află. Destul de neplăcut.

4. Bug salvare setări. Am găsit şi o eroare destul de deranjantă. Acest telefon nu reuşeşte să ţină minte setările din Settings -> Personal -> Sounds & Notifications -> Notifications. Cu alte cuvinte, nu poţi să configurezi modul în care vrei să te notifice telefonul atunci când ai un reminder, un sms nou, un email nou, etc. Chiar dacă modific şi salvez setările, telefonul se comportă de parcă nu le-aş fi salvat iar uneori mai şi crapă cu un error report.

5. Telefonul nu are T9 pentru română şi se pare că nici nu există T9 pe română pentru Windows Mobile Pocket PC.

6. Nu mai există noţiunea de profile. A fost eliminată. Da, este acea modalitate de a configura rapid mai multe setări deodată. De ce mă deranjează lipsa ei? Pentru că atunci când setez alarma pentru a doua zi de dimineaţă uneori uit să configurez şi volumul alarmei (care e în altă parte, la System Volume, deci destul de neintuitiv). Aşa că mi se întâmplă să am dimineţi în care alarma îmi urlă în ureche de parcă vrea să trezească şi morţii.

Wishlist – adică mi-ar plăcea să existe
1. O rotiţă de scroll pe marginea telefonului. Scroll-ul pe touch screen nu se mişcă foarte bine şi uneori în loc să facă scroll, interpretează ca şi click. E deranjant dacă navighezi pe net, tu să vrei să faci scroll, iar el să facă click pe un link din pagină.

2. O tastatură glisantă, reală, adevărată. Dar telefonul să nu fie mai gros decât e acum ;)

3. Să pot face prezentări power point direct de pe telefon pe video proiector.

Nu voi menţiona – adică există, sunt interesante, dar nu prea mă interesează
1. Cameră de 5Mega pixeli. E drăguţ că există, dar pentru făcut poze eu am un DSLR Canon 450D. Telefonul e pentru vorbit din punctul meu de vedere.

2. Aplicaţie YouTube, care permite vizualizarea filmuleţelor.

Concluziile
Vă aparţin.

Imediat după ce am înfiinţat Soft Mentor mi-am dat seama că nu am nici o şansă să organizez activitatea angajaţilor mei atât timp cât în propria mea viaţă nu am instaurat o ordine desăvârşită. Vroiam să fim productivi, dar cu un nivel redus de stres. În aceste condiţii, cartea Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity a lui David Allen a fost ca o mană cerească.

Filozofia metodei propuse de Allen se fundamentează pe două principii:
I. Toate lucrurile, indiferent de mărime sau importanţă, trebuie organizate într-un sistem logic, de încredere, care să se afle în afara capului nostru.
II. Formarea obişnuinţei de a decide în avans care este acţiunea imediat următoare ce trebuie întreprinsă în legătură cu lucrurile care intră în viaţa noastră.

Aplicarea metodei presupune parcurgerea a cinci etape:

1. Colectarea – înseamnă literalmente adunarea tuturor lucrurilor care ne solicită atenţia la birou, acasă, etc.
2. Procesarea – constă în parcurgerea individuală a lucrurilor de la pasul 1. Pentru fiecare lucru trebuie să decidem dacă:
   a. Îl eliminăm, în cazul în care nu mai avem nevoie de el sau nu mai necesită o altă acţiune.
   b. Îl îndeplinim, doar dacă durează mai puţin de 2 minute.
   c. Îl delegăm, dacă nu trebuie făcut de noi înşine.
   d. Îl introducem în sistemul nostru de organizare personală, pentru a-l executa mai târziu.
   e. Face parte dintr-un angajament (proiect) mai mare pe care ni l-am asumat.
3. Organizarea – înseamnă introducerea lucrurilor procesate anterior în una din categoriile: „Proiecte” – conţine angajamentele noastre majore; „Informaţii utile” – cuprinde pliante, oferte, etc. de care vom avea nevoie ulterior; „În aşteptare” – se referă la lucrurile pe care aşteptăm să le execute alţii; „Agendă” – include sarcinile care trebuie executate la o anumită dată şi oră; „Acţiuni următoare” – cuprinde acţiunile ce trebuie făcute cât mai repede posibil; „Poate, la un moment dat” – conţine lucrurile pe care vom dori să le facem cândva.
4. Revizuirea – presupune parcurgerea întregului sistem cel puţin săptămânal pentru a ne asigura că nu ne scapă nimic.
5. Execuţia – înseamnă execuţia efectivă a sarcinilor din „Agendă” la momentele stabilite şi a celor din „Acţiuni următoare” în restul timpului.

Cartea este scrisă cu mult umor şi conţine indicaţii foarte practice pentru îmbunătăţirea calităţii vieţii profesionale şi personale.