Prolog
Cum vă imaginaţi că se vor desfăşura lucrurile după ce aţi fost pe la registrul comerţului şi aţi ridicat actele care atestă că sunteţi fericitul posesor al unui srl? Probabil veţi pleca de acolo plin de elan, veţi începe să daţi telefoane pentru a aranja întâlniri, veţi încheia contracte, veţi face vânzări şi banii vor începe să curgă.

Aşa credeţi că se va întâmpla? Aşa credeam şi eu :)

Chiar de la început însă, activităţile productive au concurat la capitolul urgenţă cu activităţile neaducătoare de bani. O dată cu dezvoltarea firmei, „micile” sarcini pe care a trebuit să le fac zi de zi s-au înmulţit atât de mult, încât uneori se întâmpla să am câte 6 ore pe zi de făcut doar treburi administrative, fără să-mi mai rămână timp pentru dezvoltarea afacerii.

În continuare vreau să detaliez ce anume trebuie să se facă într-o firmă pe plan administrativ, aşa încât atunci cânt porniţi la drum cu propria afacere să ştiţi ce vă paşte. Chiar dacă mare parte din aceste sarcini nu le veţi executa personal, totuşi va trebui să le aveţi în vizor şi să vă asiguraţi că sunt făcute atunci când trebuie şi aşa cum trebuie.

Sunteţi gata? Să purcedem.

Categorii de activităţi
Ca să o fac mai digerabilă, voi sparge lista mare de activităţi pe domenii de genul contabilitate, resurse umane, IT, etc., iar fiecare domeniu va fi divizat pe categorii în felul următor:

1. Activităţi care trebuie executate zilnic;
2. Unele care trebuie executate lunar;
3. Altele trimestrial;
4. Altele anual;
5. Şi în sfârşit, activităţi ocazionale, care trebuie făcute pe măsură ce apar.

La prima lectură, vă sfătuiesc să citiţi pe diagonală marea înşiruire de activităţi, ca să vedeţi ce conţine. Mai târziu însă, puteţi folosi această listă ca pe un glosar la care să reveniţi din când în când, atunci când este cazul.

Contabilitate
Zilnic

• Urmărire încasări de la clienţi şi aici mă refer la încasările venite în contul bancar. Acestea pot fi văzute în extrasul de cont pe care îl ridicaţi de la sucursală, sau pot fi urmărite via internet banking. Eu prefer varianta a doua pentru că este mai rapidă şi mult mai la îndemână.Odată ce ştiţi ce încasări aveţi, trebuie să le corelaţi cu facturile pe care le-aţi emis ca să vedeţi ce încasare pe ce factură a fost făcută şi care sunt facturile care au întârzieri la plată.

Lunar

• Întocmirea contabilităţii: chiar dacă cel mai probabil veţi externaliza contabilitatea, tot va trebui să menţineţi relaţia cu firma respectivă. Recomandarea mea este să vă uitaţi lunar pe balanţă, pe jurnalele de cumpărări şi vânzări, pe registrul de casă, pe registrul jurnal. Cu toate că la început nu o să pricepeţi mare lucru din ele, cu timpul veţi ajunge să intraţi în esenţa lor.
• Declaraţii de taxe şi impozite: ca urmare a contabilităţii întocmite, va exista un număr de declaraţii care trebuie depuse la administraţia financiară, la ITM (inspectoratul teritorial de muncă), la Casa de Pensii, la Casa de Asigurări de Sănătate, la Agenţia de Ocupare a Forţei de Muncă. În prezent, o parte din aceste declaraţii pot fi depuse online, cu semnătură electronică. Astfel, puteţi evita nişte deplasări şi ceva stat pe la cozi.
• Deplasarea la bancă pentru extrasul de cont: pentru evidenţa contabilă, aveţi nevoie de un extras de cont semnat de bancă. Este suficient să-l ridicaţi de la bancă o singură dată pe lună, pentru că în rest puteţi face toate operaţiunile prin internet banking.

 Trimestrial

• Declaraţii de taxe şi impozite: cel mai probabil, după înfiinţare veţi fi microîntreprindere. Aceasta vă permite să depuneţi o parte din declaraţii trimestrial şi nu lunar.

 Anual

• Verificarea contabilă: oricât de multă încredere aţi avea în contabil, experienţa m-a învăţat că o dată pe an este bine să se uite şi un alt contabil peste actele dumneavoastră, ca să vadă că toate sunt în ordine.În plus, vă recomand să solicitaţi de la administraţia financiară o aşa numită „Fişă sintetică”, ce arată viziunea statului asupra firmei dumneavoastră. În acest document se pot vedea: ce impozite ştie statul că a trebuit să plătiţi şi ce impozite au fost plătite efectiv. Veţi avea surpriza să constataţi că nu ştiu când, o anumită declaraţie de impozit nu a fost înregistrată în sistemul lor informatic chiar dacă aţi depus-o, sau că din greşeală aţi virat anumite taxe şi impozite în alt cont şi deci nu au ajuns la destinaţie.
• Depunerea bilanţului la Registrul Comerţului: este „foarte” obligatorie, iar dacă nu o faceţi vă puteţi trezi cu firma dizolvată.

Ocazional

• Gestiunea numerarului: nu este o activitate dificilă, dar vă poate solicita de 10 ori pe zi câte 10 minute, adică de fiecare dată când cineva are nevoie de 10 lei pentru achiziţii, cheltuieli de transport sau cheltuieli cu utilităţile. În cazul în care aveţi angajaţi care fac încasări în numerar, va trebui să verificaţi şi să recepţionaţi banii de la ei. De asemenea va trebui să vă ocupaţi de întocmirea delegaţiilor şi acordarea avansurilor băneşti atunci când angajaţii vor face deplasări în ţară.
• Relaţia cu banca: cineva din firmă va trebui să meargă ocazional la bancă pentru a depune CEC-urile şi Biletele la Ordin pe care le veţi lua de la clienţi.
• Gestiunea facturilor, a încasărilor şi a plăţilor. În activitatea de zi cu zi veţi constata că apar decalaje între facturile emise şi încasarea acelor facturi. Dacă numărul facturilor şi plăţilor creşte, lucrurile pot scăpa uşor de sub control. Ca să ştim cu precizie ce facturi sunt scadente săptămâna sau luna asta, noi înregistrăm toate facturile şi plăţile într-un program de gestiune. În acest fel ştim ce client şi ce factură trebuie să ne plătească şi care sunt clienţii care au întârziat plata banilor. Folosim aceeaşi abordare şi pentru urmărirea facturilor primite de la furnizori şi a plăţilor pe care le facem la rândul nostru. Aici se includ furnizorii de telefonie fixă şi mobilă, internet, chiria pentru spaţiu, curent electric, întreţinere, şi altele. Cea mai mare parte din facturi o achităm prin bancă, cu internet banking. Problema e să ştim ce sumă, pe ce factură şi în ce zi trebuie achitată furnizorului, iar aici ne ajută foarte mult programul nostru de gestiune.
• Ordonare documente: organizarea pe categorii a tuturor documentelor firmei, cum ar fi, contracte cu clienţi, contracte cu furnizori, acte adiţionale, documente contabile, contracte de angajare, etc.

Resurse umane

Lunar

• Calculul şi plata salariilor: contabilitatea vă va da ştatul de plată şi eventual fluturaşii pentru angajaţi, însă va trebui să vă ocupaţi de virarea salariilor prin bancă sau de numărarea şi distribuirea banilor. Fiecare angajat trebuie să semneze de primire pe ştatul de plată sau pe fluturaşul personal.
• Calculul şi plata comisioanelor (dacă aveţi agenţi de vânzări). Aceasta implică:
  i. Calculul comisioanelor
  ii. Verificarea comisioanelor
  iii. Plata comisioanelor (numerar sau bancă).
• Bonuri de masă: angajaţii dumneavoastră primesc bonuri de masă? Nu? Ar trebui să le oferiţi, pentru că este o modalitate destul de eficientă din punct de vedere fiscal de a-i remunera. În fiecare lună cineva trebuie să facă comanda de bonuri de masă, să achite contravaloarea lor, să aştepte curierul până le aduce şi să distribuie bonurile de masă angajaţilor.

Ocazional

• Angajări: noi facem angajările prin intermediul site-urilor specializate cum ar fi bestjobs sau ejobs. După ce ne-am hotărât care sunt responsabilităţile viitorului post, parcurgem câteva etape:
  i. Stabilim setul de teste şi întrebări pe care le vom adresa candidaţilor, aşa încât să relevăm potrivirea sau nepotrivirea candidatului cu cerinţele postului respectiv.
  ii. Comandăm un anunţ pe site şi îl achităm prin virament bancar.
  iii. Scriem anunţul de angajare. Pe de o parte anunţul trebuie să „sune bine”, ca să atragă cât mai mulţi candidaţi, iar pe de altă parte trebuie să fie selectiv, aşa încât să nu atragă candidaţii care nu au pregătirea necesară. Apoi postăm anunţul pe site-ul de job-uri.
  iv. Odată ce încep să curgă CV-urile, le citim şi le selectăm pe cele potrivite.
  v. Sunăm candidaţii şi programăm interviurile.
  vi. Intervievăm candidaţii. Ghinionul este că doi din trei oameni programaţi la interviu pur şi simplu nu apar şi nici nu anunţă în vreun fel că nu vor veni. Deci pregătiţi-vă să aveţi multe ferestre în ziua în care faceţi interviuri.

După ce am făcut câteva runde de interviuri şi am bătut palma, în final trebuie să redactăm contractul de angajare şi îl semnăm împreună cu viitorul angajat.

• Gestiunea concediilor: este nevoie de un minim de evidenţă a zilelor de concediu pentru fiecare angajat al firmei în parte. În orice moment un angajat trebuie să ştie câte zile de concediu a luat şi, bineînţeles, numărul de zile de concediu rămase pentru anul în curs.
• Protecţia muncii, situaţii de urgenţă, medicina muncii: toate trei sunt obligatorii. Chiar dacă aceste activităţi vor fi externalizate unei firme specializate, va trebui totuşi să gestionaţi relaţia cu respectiva firmă, adică să anunţaţi când vine sau pleacă un angajat, să primiţi, să predaţi şi să semnaţi o mulţime de acte.

Administrativ
Ocazional

• Deschiderea şi închiderea punctelor de lucru: se face la Registrul Comerţului şi presupune completarea unor formulare, achitarea unor taxe, statul la cozi şi depunerea unor documente. Urmează declararea punctului de lucru la administraţia financiară. Este obligatorie şi trebuie făcută în maxim 3-5 zile de la semnarea contractului de închiriere.
• Corespondenţă: cuprinde tipărirea adresei pe plicuri şi depunerea plicului la poştă. În aceeaşi categorie intră şi procesarea corespondenţei primite prin poştă sau fax.
• Curăţenie: cineva trebuie să se ocupe de efectuarea curăţeniei. Poate fi o firmă, sau o persoană particulară care trece periodic pe la sediu. Dumneavoastră însă trebuie să aveţi grijă să fie făcută regulat şi bine.
• Achiziţii: aici intră achiziţia papetăriei şi a produselor de curăţenie, dar şi achiziţii mai complicate cum ar fi mobilier, sau calculatoare.
• Administrare sediu: aici se includ activităţi precum remedierea unor defecţiuni minore la instalaţii sanitare, uşi, schimbarea becurilor arse, certatul cu proprietarul sau cu vecinii, achitarea întreţinerii (dacă sunteţi la bloc). De asemenea, voi menţiona aici şi trimiterea în garanţie sau în service a unor echipamente sau dispozitive care necesită reparaţii.

PR

Ocazional

• Scrierea textului pe site-ul firmei: site-ul firmei este un veritabil instrument de monitorizare a pulsului firmei, la care au acces atât clienţii firmei, cât şi viitorii angajaţi. Dacă site-ul este bine scris, veţi avea succes atât la vânzările către clienţii veniţi de pe internet, cât şi la recrutarea personalului firmei.
• Pliante şi broşuri: presupune compunerea textului care va face diferenţa între o vânzare încheiată cu succes şi una ratată.

Juridic

Ocazional

• Redactare contracte: va trebui să întocmiţi un set de contracte standard pe care să le aveţi la îndemână atunci când sunteţi pe cale să faceţi o vânzare către clienţii dumneavoastră.
• Verificare contracte primite: uneori va trebui să citiţi şi să semnaţi contracte cu furnizorii dumneavoastră.

IT

Ocazional

• Administrare calculatoare:  aici voi include mai întâi lucruri elementare, cum ar fi instalarea unui sistem de operare şi a programelor de care va fi nevoie. În momentul în care calculatorul se va defecta sau se va virusa, cineva va trebui să se ocupe cât mai repede posibil de „reanimarea” lui. O dată cu creşterea firmei, veţi avea nevoie şi de operaţii mai complicate, precum instalarea şi administrarea unui server de email.

Epilog
Toate cele de mai sus îmi dau suficiente motive să mă apuce durerile de cap. Însă mai bine să mă doară capul pe mine decât pe angajaţii care nu reuşesc să-şi facă treaba din nu ştiu ce motive stupide. Eu consider că unul din rolurile mele în firmă este să „dau obstacolele la o parte” din calea colegilor mei, cu alte cuvinte să preiau durerile lor de cap atunci când ceva îi împiedică să-şi facă treaba cât mai bine.

Un ultim cuvânt: firma mea, Soft Mentor, face programe de gestiune şi facturare, urmărire a plăţilor şi încasărilor, programe care au alungat durerea de cap multora din clienţii noştri. Aruncaţi un ochi pe www.softmentor.ro pentru mai multe detalii.